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Sind Sie einsam? Dann machen Sie doch eine Besprechung!

Im Büro angekommen, ein Blick auf den Kalender und es wird mir eines wieder bewusst: die meiste Arbeitszeit verbringe ich in Meetings. Ist die Teilnahme an einer Besprechung am Anfang des Berufslebens und aus Sicht vieler quasi einer Erhebung in den Adelsstand, so steigt die Ernüchterung linear mit der Anzahl der erlebten Treffen.

Wobei einerseits die Vorbereitung dieser sehr unterschiedlich ist, andererseits die Dauer schier endlos erscheinen mag. Gefangen in einem Gefüge in dem  manchmal weder Raum noch Zeit existieren, werden Meinungen ausgetauscht, diktiert und zu Papier gebracht um danach an alle Teilnehmer verteilt und von diesen ungelesen archiviert zu weden.  Manche verschicken im Vorfeld eine Agenda, manche geben nur das Thema des Treffens bekannt, andere wiederum planen den Ablauf bis ins kleinste Detail, doch eines haben sie alle gemein: die Produktivität dieser Besprechungen lässt zu wünschen übrig.  Fast ist man gewillt zu behaupten dass Meetings der Pflege des sozialen Kontakte dienen so frei nach dem Motto: “ Sind sie einsam? Dann machen sie doch eine Besprechung!“

Nur wie soll man diesem „Teufelskreis“ entkommen?

Manche Unternehmen legen die Zeit die ein Meeting haben darf mit maximal 30 Minuten fest. Jeder Teilnehmer muss mit einer Aufgabe die bis zu einem festgelegten Termin zu vollbringen ist aus dieser Besprechung gehen. Die Anzahl der Teilnehmer auf 5 Personen beschränken.

Dies sind alles Faktoren, die es sicherlich etwas vereinfacht ein erfolgreiches und produktives Treffen  zu haben, jedoch haben viele meiner Kollegen und ich auch festgestellt, dass die produktivsten und kreativsten Diskussionen beim Mittagessen und auch beim Kaffeeautomaten erfolgen.

Wie man am  besten die gröbsten Fehler vermeidet kann man in Patric Lencioni´s „Tod durch Meeting: Eine Leadership-Fabel zur Verbesserung Ihrer Besprechungskultur“ nachlesen, ein Buch das ich nur jedem empfehlen kann der aus dem Hamsterrad Besprechungen ausbrechen will.

^SM

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Planst du noch oder doodlest du schon?

Als Projektmanager, FH-Student & Grossfamilienmitglied ist mein Terminplan, wie bei vielen anderen auch, immer voll.
Ob privat oder beruflich, es kann einem schon mal den letzten Nerv rauben, einen gemeinsamen Termin für ein Projekt oder ein Treffen zu finden.

Aus meiner Erfahrung ist die Findung eines Termins für eine Gruppe eine der größten Herausforderungen.

Es gibt mehrere Möglichkeiten dies in Angriff zu nehmen:

Via Telefon:
Personen durchzurufen ist meistens kein Vergnügen.
…spätestens bei der dritten Person, muss wieder ein neuer Termin gefunden werden, da bereits alle vorherigen Termine nicht mit den angerufenen Personen in Einklang zu bringen waren. 😉

Persönlich:
Hausbesuche sind meist sehr beliebt. Der persönliche Kontakt ist nach wie vor unersetzbar, jedoch ist der zeitliche Aufwand nicht außer Acht zu lassen.

Old Fashion:
Briefe versenden.
Wenn wir schon beim Hausbesuch auf den zeitlichen Aspekt hingewiesen haben, brauchen wir hier erst gar nicht darauf einzugehen 🙂

• Zu guter Letzt: Das Nutzen neuer Medien: www.Doodle.com
Dieses nette, kostenlose und völlig unkomplizierte Tool ermöglicht es, relativ schnell einen geeigneten Termin für ein Projekt zu finden.

Wie schon einmal erwähnt spielen gerade im Projektmanagement moderne Medien eine immer größere Rolle. Doodle ist ein einfaches Tool, welches eine Terminumfrage an die betreffenden Projektmitarbeiter per Mail sendet.

Einzugeben sind:
• Titel/Thema des Projekts
• Örtlichkeit (wo findet das Treffen statt)
• Termine: Welche Termine stehen zur Auswahl
• Einladungen versenden: E-Mail-Adressen versenden
• Fertig

Jeder Teilnehmer sieht auf den ersten Blick welche Termine zur Verfügung stehen und wer bereits an der Umfrage teilgenommen hat.

Durch die Übersichtlichkeit und Einfachheit dieser Anwendung habe ich dieses Tool bereits mehrmals auch im privaten Bereich verwendet.

Kurzum ein hilfreiches Tool für den beruflichen als auch privaten Bereich!

(^CP)