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OpenProject – Alternative zu MS Project

Gestern habe ich über ein Tool namens Teamspace berichtet. Der Anlass dafür war ein aktuelles Unternehmensprojekt im Zuge meines FH-Studiums. Da jedoch nicht alle Projektmanager (und jene, die es noch werden wollen) die Möglichkeit besitzen eine Studentenversion in Anspruch zu nehmen, möchte ich heute über ein weiters OpenSource Tool berichten.

Im beruflichen Alltag verwende ich sehr gerne OpenProject. Als ich dieses Tool zum ersten Mal gestartet habe, musste ich zweimal hingucken, um mich zu vergewissern, dass es sich nicht um MS Project handelt. Menüleiste und Programmoberfäche sind sehr an die kostenpflichtige Version aus dem Hause Microsoft angelehnt und erleichtern somit MS Project Usern den Einstieg in die OpenSource-Welt enorm. Ich fühlte mich in der bekannten Umgebung gleich wohl und empfand die vertraute Benutzerführung als sehr angenehm.

OpenProject konzentiert sich auf das Wesentliche (klar, dass eine OpenSource-Lösung nicht die Zusatzfunktionalitäten einer kostenpflichtigen Version bietet). Wer auf Mulitprojectmanagment und umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten verzichten kann, der sollte auf jeden Fall diese kostenfreie Lösung einmal austesten. Denn ich bin der Meinung, dass in vielen Bereichen Software eingesetzt  wird, die viele User mit ihrem Funktionsumfang regelrecht erdrücken.

Warum sich ein Test lohnt?

Kommt man in der Testphase zur Erkenntnis, dass wesentliche Funktionalitäten fehlen, kann man sich immer noch einer kostenpflichtigen Softwarelösung bedienen. Vermisst man hingegen keine Zusatzfunktionen, hat man eine Menge Geld gespart.

Unser Kopf ist rund, damit das Denken die Richtung wechseln kann (Francis Picabia)

(^MW)

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Projektmanagement an der FH

In diesem Semester ist es nun endlich soweit. Im Rahmen der Projektmanagementvorlesung erlernen wir nun das theoretische Handwerkszeug, welches uns bei gleichnamiger Tätigkeit eine wertvolle Hilfestellung geben soll.

Ehrlich gesagt sind meine Anforderungen an dieses Fach sehr hoch, da ich mich ja bereits mit Vorbelastungen darauf einlasse. Nach der ersten Einheit wurde uns für diese Woche ein ziemlich hoher Workload an insgesamt 4 Übungsaufgaben zugeteilt, der bis Morgen zu erledigen ist. Somit verging in dieser Woche kein Tag an dem nicht eine Skype-Konferenz am Abend stattfand. Dabei wurde unter anderem unser Projektauftrag finalisiert. Ein Projektstrukturplan und eine FMEA Studie mussten ebenfalls durchgeführt werden. Diese Tätigkeiten erfordern in der Regel einiges an Arbeitsaufwand. Da wir dafür jedoch nur eine Woche Zeit hatten und jeder von uns auch noch seiner normalen Arbeit nachgeht, verlagerte sich dieser Teil bis spät in die Nacht. Die Anwendung dieser Tools war allerdings mehr Tätigkeit denn Lerneffekt, da es sich um die grundlegenden Tätigkeiten eines Projektmanagers handelt.

Einem großen Aufwand steht nun wenig Lernerfolg gegenüber. Da es sich um die erste Stunde handelte ist es verständlich, dass bei diesen Grundlagen begonnen wird. Ich hoffe nur, dass uns die Zeit reicht um auch tiefer in die Materie einzudringen…

^to

Von der Kunst zu wissen was man will …

Wieder einmal endet ein nervenaufreibender Arbeitstag in einem wohlverdienten Feierabend. Mein Sofa, die Fernbedienung und ein Riesensandwich sollen meinem Plan, in den nächsten 39 Minuten einfach nichts zu tun, Rechnung tragen. Gerade läuft „Mieten, Kaufen, Wohnen“ – ein, so vermute ich, ideales stressfreies Programm, um ein bisschen zu relaxen …

Irrtum! Gleich die erste Wohnungssuchende findet in der ihr angebotenen Immobilie keinen Raum, an dem es nichts auszusetzen gibt: zu klein, zu groß, „meine Möbel bringe ich hier nicht unter“. Der zweite Kandidat entdeckt während der Besichtigung seine bisher verkannte Abneigung zu Teppich- und Fliesenböden und seine Vorliebe für ein Tageslichtbadezimmer inkl. Badewanne („ohne die geht schon mal gar nichts!!“). Komplett unvorhersehbar, aber doch, stellt er weiters fest, dass eine Mansardenwohnung aufgrund seiner Körpergröße von 2,04m doch eher eine suboptimale Wohnlösung für ihn wäre. Zumindest ein junges Pärchen ist dem ersten Anschein  nach von jedem durch die Maklerin präsentierten Detail überzeugt – leider jedoch immer jeweils nur einer der beiden (schön, wenn man die wesentlichen Dinge wie z.B. Budget vorher gemeinsam besprochen hat).

Ist es denn von den Wohnungswerbern zu viel verlangt, sich die wesentlichen Kriterien im Vorhinein zu überlegen?? Und warum können sich die Makler bzw. Wohnungsanbieter nicht an Vorgaben halten (sofern solche definiert sind)??

Für Gewöhnlich kann ich mir Doku-Serien ansehen, ohne Aggressionen aufzubauen :-). Der Bezug dieser Sendung zu einem meiner momentanen Projekte – die Auswahl eines geeigneten CMS-Systems – lässt meinen Blutdruck in diesem Fall jedoch rasant ansteigen. Wie soll ich denn von nicht technikaffinen Mitarbeitern erwarten, dass sie wissen, welche Funktionalitäten sie von einem neuen System erwarten, wenn Wohnungssuchende nicht einmal definieren können, dass Balkon, Außenjalousien und Parkettböden absolute Muss-Kriterien für ihre neue Wohnung sind?

Die Briefing-Gespräche zwischen Maklern und Wohnungswerbern erscheinen mir ohne „Dolmetscher“ ähnlich aussichtslos wie jene zwischen Technikern oder Projektmanagern und Mitarbeitern der Verwaltung :-). Welche Tipps kennt ihr, um einen möglichst vollständigen Kriterienkatalog zu definieren?

^MS

Sind Sie einsam? Dann machen Sie doch eine Besprechung!

Im Büro angekommen, ein Blick auf den Kalender und es wird mir eines wieder bewusst: die meiste Arbeitszeit verbringe ich in Meetings. Ist die Teilnahme an einer Besprechung am Anfang des Berufslebens und aus Sicht vieler quasi einer Erhebung in den Adelsstand, so steigt die Ernüchterung linear mit der Anzahl der erlebten Treffen.

Wobei einerseits die Vorbereitung dieser sehr unterschiedlich ist, andererseits die Dauer schier endlos erscheinen mag. Gefangen in einem Gefüge in dem  manchmal weder Raum noch Zeit existieren, werden Meinungen ausgetauscht, diktiert und zu Papier gebracht um danach an alle Teilnehmer verteilt und von diesen ungelesen archiviert zu weden.  Manche verschicken im Vorfeld eine Agenda, manche geben nur das Thema des Treffens bekannt, andere wiederum planen den Ablauf bis ins kleinste Detail, doch eines haben sie alle gemein: die Produktivität dieser Besprechungen lässt zu wünschen übrig.  Fast ist man gewillt zu behaupten dass Meetings der Pflege des sozialen Kontakte dienen so frei nach dem Motto: “ Sind sie einsam? Dann machen sie doch eine Besprechung!“

Nur wie soll man diesem „Teufelskreis“ entkommen?

Manche Unternehmen legen die Zeit die ein Meeting haben darf mit maximal 30 Minuten fest. Jeder Teilnehmer muss mit einer Aufgabe die bis zu einem festgelegten Termin zu vollbringen ist aus dieser Besprechung gehen. Die Anzahl der Teilnehmer auf 5 Personen beschränken.

Dies sind alles Faktoren, die es sicherlich etwas vereinfacht ein erfolgreiches und produktives Treffen  zu haben, jedoch haben viele meiner Kollegen und ich auch festgestellt, dass die produktivsten und kreativsten Diskussionen beim Mittagessen und auch beim Kaffeeautomaten erfolgen.

Wie man am  besten die gröbsten Fehler vermeidet kann man in Patric Lencioni´s „Tod durch Meeting: Eine Leadership-Fabel zur Verbesserung Ihrer Besprechungskultur“ nachlesen, ein Buch das ich nur jedem empfehlen kann der aus dem Hamsterrad Besprechungen ausbrechen will.

^SM

Wenn einer eine Reise tut…

Hallo Leute,

wer kennt nicht das Sprichwort “ Wenn einer eine Reise tut, dann kann er was erzählen“. Um möglichst viel erzählen zu können, bedarf es einer sorgfältigen Reiseplanung. So eine Planung kann schnell einmal in ein kleines Projekt ausarten. Ehrlich gesagt bin ich in dieser Hinsicht nicht ganz so akribisch wie in meiner täglichen Arbeit.

Dann schreiten wir zur Tat und beginnen mit den Projekteckdaten:

  • Projektname: Weekend Hamburg
  • Projektdauer: 3 Tage (Osterwochenende)
  • Projektstart: Donnerstag 16:00
  • Projektende: Sonntag 24:00
  • Teilnehmer: Natalie & Robert
  • Erfüllungsort: Hamburg

Der erste Planungsschritt ist die Anreise, da ich und meine Freundin uns entschieden haben, die Reise mit dem Auto zu bewältigen, ist dieser umso wichtiger. Wir halten es für sinnvoll, die fast 900km auf 2 Etappen aufzuteilen, damit wir nach der Ankunft in Hamburg nicht todmüde das Hotelzimmer hüten. Gesagt getan, als Zwischenziel werden wir ein Motel in Hannover ansteuern und die restlichen 200km fahren wir am nächsten Tag im Laufe des Vormittags.

Da das Urlaubsprogramm sehr stark vom Wetter abhängt und wir unseren Tagesablauf gerne spontan gestalten, sind die An- und Abreise auch die einzigen Projektschritte die wir bis dato detaillierter geplant haben.  Und das ist gut so 🙂 …
Ich bin der Ansicht, dass der Urlaub auf alle Fälle gut vorbereitet sein soll, jedoch halte ich nichts von einer detaillierten Planung bis auf die letzte Minute, denn der Urlaub ist die schönste Zeit im Jahr und sollte in vollen Zügen genossen werden.

Entgegen der Behauptung in meiner Einleitung, dass es einer sorgfältigen Planung bedarf  ist diese bei meiner Hamburgreise etwas kurz und eher grob ausgefallen – ob ich trotzdem was zu erzählen habe erfahrt Ihr in 2 Wochen

(^MW)

Kulturschock Algerien

Zur Zeit betreue ich unter anderem ein Projekt in Algerien. Abseits der vorherrschenden Konflikte betritt man eine gänzlich andere Arbeitswelt. In diesem Falle erreicht das herkömmliche Projektmanagement seine Grenzen.

Als Europäer hat jeder ein Grundverständnis von Arbeit und Leistungserbringung. Begeben wir uns nun in besagtes Land, wird man mit Grundverschiedenheiten konfrontiert, die auf den ersten Blick gänzlich unvorstellbar scheinen.

Getreu dem Motto „Viele Köche verderben den Brei“ gibt es für jeden noch so kleinen Teilbereich einen Chef der diesen zu Verantworten hat. Per se wäre dies ja noch kein so großes Problem sofern diese „Chefs“ miteinander kommunizieren würden. Weiters muss man dazu wissen, dass es dort üblich ist Fehler die einem Mitarbeiter anzulasten sind, diesem vom Gehalt abgezogen werden. Als Resultat übernimmt niemand tatsächlich die Verantwortung und so ist selbst nach Monaten das IT-Netzwerk immer noch so instabil wie am ersten Tag.

Ein weiterer Unterschied ist das Verständnis von Arbeitszeit. Punkt 16:00 Uhr fährt ein großer Bus vor die Firma und holt sämtliche Mitarbeiter ab. Länger arbeiten ist ausgeschlossen. Als Europäer trifft man hier auf Unverständnis, wenn man, um das Projekt voranzutreiben länger, arbeiten möchte.

Da dies für mich das erste Projekt in dieser Gegend ist, möchte ich ein wenig meine Erfahrungen teilen und vielleicht hat ja der ein oder andere interessante Tipps für mich.

^to

Etwas Demut schadet nie

Hallo liebe PM-Community,

viele von euch fragen sich sicher, was Demut mit Projektmanagement zu tun hat; vielleicht runzeln auch einige von euch skeptisch die Stirn. Demut ist eine Tugend und aus meiner Sicht oftmals der Schlüssel zu einem stark performenden Projektteam, denn der Respekt für die Arbeitsleistung der einzelnen Teammitglieder ist oftmals nur ein kleiner Schritt, trägt jedoch wesentlich zum Gesamterfolg bei.

Jeder kennt die klassische Situation beim Projektteam-Building, meist werden die unterschiedlichen Fachabteilungen zusammengewürfelt: Marketing, Entwicklung, Produktion, und Verkauf. Sind es umfangreichere Projekte, dann kommen auch noch Finanz, und Controlling dazu – je mehr Abteilungen, desto schwieriger wird die Kommunikation untereinander und das Verständnis für die Arbeitsleistung der jeweils anderen Fachbereiche.

Nehmen wir an, unser Unternehmen produziert Kunststoffhüllen für Smartphones, das Projektteam soll die Einführung einer Neuentwicklung realisieren. Nun möchte ich kurz den Projektablauf umreißen, den viele von euch vermutlich schon des öfteren erlebt haben und der aus meiner Sicht branchenunabhängig ist:  Der Designer entwirft ein Konzept, die Produktion meldet „… das können wir so nicht fertigen“ und der Vertrieb reklamiert „… das Ding ist ja unverkäuflich“. Ich habe an dieser Stelle bewusst das „Fachvokabular“ aus der Praxis leicht retuschiert, da dies in den meisten Fällen unter die Gürtellinie geht.

An diesem Punkt kommt für mich die oben erwähnte Demut ins Spiel. Was wäre, wenn sich die einzelnen Abteilungen nicht zu wichtig nehmen (bzw. die anderen Bereiche nicht für unwichtig halten) und alle an einen Strang ziehen würden – mit dem Ziel die beste Kunststoffhülle aller Zeiten zu entwickeln. Ihr seht, dass auch so ein triviales Produkt das eine oder andere Konfliktpotential beinhaltet.

Um den Kreis wieder zu schließen, skizziere ich am Ende meines Beitrags den idealisierten Projektteambuilding-Prozess (was für ein Wort 🙂 ). Man nehme aus jeder Fachabteilung einen Verantwortlichen und  bilde eine kleine aber feine Taskforce-Truppe mit dem Ziel, Verständnis für den jeweils anderen Fachbereich aufzubauen. An unserem Beispiel würde sich anbieten, den Designer für kurze Zeit in der Produktion mithelfen zu lassen, dann schärft sich das Gefühl für die Herausforderungen in diesem Bereich.

Nach dieser „Lernphase“ ist hoffentlich jedem bewusst, dass im professionellen Business kein Platz für Schuldzuweisungen und persönliche Animositäten ist – am Ende des Tages werden alle Abteilungen gemeinsam am Erfolg des Produktes gemessen.

^MW