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Sind Sie einsam? Dann machen Sie doch eine Besprechung!

Im Büro angekommen, ein Blick auf den Kalender und es wird mir eines wieder bewusst: die meiste Arbeitszeit verbringe ich in Meetings. Ist die Teilnahme an einer Besprechung am Anfang des Berufslebens und aus Sicht vieler quasi einer Erhebung in den Adelsstand, so steigt die Ernüchterung linear mit der Anzahl der erlebten Treffen.

Wobei einerseits die Vorbereitung dieser sehr unterschiedlich ist, andererseits die Dauer schier endlos erscheinen mag. Gefangen in einem Gefüge in dem  manchmal weder Raum noch Zeit existieren, werden Meinungen ausgetauscht, diktiert und zu Papier gebracht um danach an alle Teilnehmer verteilt und von diesen ungelesen archiviert zu weden.  Manche verschicken im Vorfeld eine Agenda, manche geben nur das Thema des Treffens bekannt, andere wiederum planen den Ablauf bis ins kleinste Detail, doch eines haben sie alle gemein: die Produktivität dieser Besprechungen lässt zu wünschen übrig.  Fast ist man gewillt zu behaupten dass Meetings der Pflege des sozialen Kontakte dienen so frei nach dem Motto: “ Sind sie einsam? Dann machen sie doch eine Besprechung!“

Nur wie soll man diesem „Teufelskreis“ entkommen?

Manche Unternehmen legen die Zeit die ein Meeting haben darf mit maximal 30 Minuten fest. Jeder Teilnehmer muss mit einer Aufgabe die bis zu einem festgelegten Termin zu vollbringen ist aus dieser Besprechung gehen. Die Anzahl der Teilnehmer auf 5 Personen beschränken.

Dies sind alles Faktoren, die es sicherlich etwas vereinfacht ein erfolgreiches und produktives Treffen  zu haben, jedoch haben viele meiner Kollegen und ich auch festgestellt, dass die produktivsten und kreativsten Diskussionen beim Mittagessen und auch beim Kaffeeautomaten erfolgen.

Wie man am  besten die gröbsten Fehler vermeidet kann man in Patric Lencioni´s „Tod durch Meeting: Eine Leadership-Fabel zur Verbesserung Ihrer Besprechungskultur“ nachlesen, ein Buch das ich nur jedem empfehlen kann der aus dem Hamsterrad Besprechungen ausbrechen will.

^SM

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Etwas Demut schadet nie

Hallo liebe PM-Community,

viele von euch fragen sich sicher, was Demut mit Projektmanagement zu tun hat; vielleicht runzeln auch einige von euch skeptisch die Stirn. Demut ist eine Tugend und aus meiner Sicht oftmals der Schlüssel zu einem stark performenden Projektteam, denn der Respekt für die Arbeitsleistung der einzelnen Teammitglieder ist oftmals nur ein kleiner Schritt, trägt jedoch wesentlich zum Gesamterfolg bei.

Jeder kennt die klassische Situation beim Projektteam-Building, meist werden die unterschiedlichen Fachabteilungen zusammengewürfelt: Marketing, Entwicklung, Produktion, und Verkauf. Sind es umfangreichere Projekte, dann kommen auch noch Finanz, und Controlling dazu – je mehr Abteilungen, desto schwieriger wird die Kommunikation untereinander und das Verständnis für die Arbeitsleistung der jeweils anderen Fachbereiche.

Nehmen wir an, unser Unternehmen produziert Kunststoffhüllen für Smartphones, das Projektteam soll die Einführung einer Neuentwicklung realisieren. Nun möchte ich kurz den Projektablauf umreißen, den viele von euch vermutlich schon des öfteren erlebt haben und der aus meiner Sicht branchenunabhängig ist:  Der Designer entwirft ein Konzept, die Produktion meldet „… das können wir so nicht fertigen“ und der Vertrieb reklamiert „… das Ding ist ja unverkäuflich“. Ich habe an dieser Stelle bewusst das „Fachvokabular“ aus der Praxis leicht retuschiert, da dies in den meisten Fällen unter die Gürtellinie geht.

An diesem Punkt kommt für mich die oben erwähnte Demut ins Spiel. Was wäre, wenn sich die einzelnen Abteilungen nicht zu wichtig nehmen (bzw. die anderen Bereiche nicht für unwichtig halten) und alle an einen Strang ziehen würden – mit dem Ziel die beste Kunststoffhülle aller Zeiten zu entwickeln. Ihr seht, dass auch so ein triviales Produkt das eine oder andere Konfliktpotential beinhaltet.

Um den Kreis wieder zu schließen, skizziere ich am Ende meines Beitrags den idealisierten Projektteambuilding-Prozess (was für ein Wort 🙂 ). Man nehme aus jeder Fachabteilung einen Verantwortlichen und  bilde eine kleine aber feine Taskforce-Truppe mit dem Ziel, Verständnis für den jeweils anderen Fachbereich aufzubauen. An unserem Beispiel würde sich anbieten, den Designer für kurze Zeit in der Produktion mithelfen zu lassen, dann schärft sich das Gefühl für die Herausforderungen in diesem Bereich.

Nach dieser „Lernphase“ ist hoffentlich jedem bewusst, dass im professionellen Business kein Platz für Schuldzuweisungen und persönliche Animositäten ist – am Ende des Tages werden alle Abteilungen gemeinsam am Erfolg des Produktes gemessen.

^MW

„Was soll an einem Montag Morgen gut sein?“

Montage – für manche ein Tag wie jeder andere, für mich immer wieder ein „Vergnügen“.
Ich stehe um ca. 6.00 Uhr auf – duschen – anziehen – fertig machen und ab in die Arbeit.

Dort angekommen erwartet mich bereits mein Kollege. Wie immer „bestens“ gelaunt – gerade an einem Montag. Auf mein freundliches: „Guten Morgen Kollege“ folgt ein mürrisches „Was soll an diesem Morgen GUT sein?“ Ich ignoriere diese Antwort und versuche mir meinen Tag nicht vermiesen zu lassen und starte meinen PC, hole mir meinen Morgenkaffee und beginne meine Mails zu checken.

Nach einer halben Stunde des Selbstbedauerns meines Kollegen wie schrecklich sein Leben ist, welche Qualen er hier tagtäglich über sich ergehen lassen muss, Überstunden über Übersunden, läutet sein Telefon. Das Gespräch beginnt mit einer mürrischen Begrüßung, einem Huster, verläuft aber dann, nachdem sie sich nach seinem Wohlbefinden erkundigt hat, einigermaßen ruhig. Als er auflegt ist sein Husten verschwunden und seine Stimme wieder voll da. Schreiend vor Wut, weil die Kundin abermals einen vereinbarten Termin vorverlegt  hat, stürmt er aus dem Büro. „Warum muss es immer mich treffen“ dröhnt es durchs Büro.

Jetzt stellt sich mir natürlich die Frage – hat Murphys Gesetz etwas damit zu tun? Wenn etwas schief gehen kann geht es schief!? Oder sind wir nicht selbst unseres Glückes Schmied? Ich bin nicht immer der Vorzeigeoptimist, jedoch hilft eine so pessimistische Einstellung wie sie mein Kollege an den Tag legt sicher nicht zur Lösung von Problemen.

Was macht man mit Leuten, die so unzufrieden mit ihrem Job/Leben sind? Nicht nur, dass sie sich selbst das Leben schwer machen, sie vergiften mit ihrer schlechten Laune auch das Arbeitsklima.  Arbeitgeber sind gefordert solche Situationen, sofern sie öfter vorkommen, nicht zu ignorieren, sondern rasch Lösungen zu suchen. Unternehmensberater können auch hier helfend zur Seite stehen.

Ich sollte noch anmerken, dass ich in einer Firma für Unternehmensberatung tätig bin. Man sieht also, solche Probleme können alle Unternehmen treffen, es ist jedoch oft schwierig diese ohne fremde Hilfe zu lösen! Der objektive Blick auf ein Unternehmen, das Aufzeigen von Stärkenund Schwächen und das gemeinsame Erarbeiten von Lösungsansätzen für Probleme  ist eigentlich unsere Stärke. Dies im eigenen Unternehmen  selbst durzuführen jedoch oft schwierig.

^CP

Gedanken zur Auswahl von Projektteams

Es ist Samstag und wieder liegt ein interessanter Tag an der FH hinter uns. Das heutige Thema: Personalführung.

Von der Stellenausschreibung über das Bewerbungsgespräch bis hin zu arbeitsrechtlichen Aspekten wurde uns ein umfangreicher Input geliefert. Da in den meisten Projekten auch ein Team von Nöten ist, sind für mich einige Dinge wie zum Beispiel die Stellenbeschreibung und die Anforderungen ein Ansatz, um über die Auswahl der Teammitglieder nachzudenken. Gerade für Projektteams gibt es sehr viele Ansätze und Methoden zur Definition der einzelnen Rollen und deren Auswirkungen auf das gesamte Team.

Betrachtet man nun ein Projekt als „Unternehmen“, welches einen definierten Output liefern soll, so könnte man für die Auswahl der Teammitglieder die selbe Methodik, wie zur Auswahl neuer Mitarbeiter, anwenden. Da wir den Output, also die zu erstellende Leistung kennen, können wir uns im nächsten Schritt an die Überlegungen zur Stellenbeschreibung und zum Anforderungsprofil herantasten. Danach haben wir einen klaren Überblick über unsere benötigten „Mitarbeiter“ sprich Teammitglieder. In diesem Fall ist nun jedoch der Arbeitsmarkt das eigene Unternehmen aus dem wir unsere „Mitarbeiter“ beziehen. Manche werden auf „Jobangebote“ im Projekt nicht eingehen können, da Ihre Ressourcen dazu nicht ausreichen bzw. eine „Abwerbung“ mit zu hohen Kosten für das Projektteam verbunden wäre. Vom Rest haben wir vielleicht bereits durch die „richtigen“ Bewerbungsunterlagen einen guten Überblick über mögliche „Anwärter“. Des weiteren existieren in der Regel bereits Erfahrungen bezüglich der Charakterzüge und Eigenschaften der Mitarbeiter. Die Kenntnis über den „Bewerber“ ist somit eine weit größere. Decken sich die Anforderungen mit dem Profil, können die Teammitglieder gezielt angesprochen und selektiert werden. Gerade in Projekten die große Teams benötigen, könnte dies einen interessanten Ansatz darstellen.

Um für mich dieses Gedankenexperiment weiter fortzuführen, werde ich versuchen theoretische Ansätze zu dieser Vorgehensmethodik zu finden. Falls es unter den Lesern diesbezüglich bereits zu Erfahrungen mit einem derartigen Konzept gekommen ist, würde ich es sehr spannend finden, dies weiter zu diskutieren. Jeder sei dazu herzlich eingeladen.

^to