Sie beginnt mit dem ersten Schritt im Projektmanagement und zieht sich hin bis zum Abschluss des initiierten Projektes: die Projektdokumentation. Während Projektpläne – Projektzieleplan, Umfeldanalyse, Meilensteinplan, Projektbalkenplan, etc. – den größten Teil eines vollständigen Projektberichts ausmachen, nehmen auch Projektkoordinations- und Projektcontrollingprotokolle einen fixen Platz ein und vor allem Zeit in Anspruch. Mir stellt sich die Frage: Wie viel Zeit darf mich als Projektmanager die Projektdokumentation kosten?
Soll der Projektumfang als Messwert für den Dokumentationsaufwand gelten („… das ist ja nur ein kleines Projekt, da brauchen wir keine Zeit mit detaillierter Dokumentation verschwenden …)? Richtet sich die zu investierende Zeit nach der bemessenen Projektdauer („… wir sind mit der Umsetzung schon genug im Zeitdruck, warum zu viel Zeit in Dokumentation stecken, wenn sie uns dann in der operativen Arbeit fehlt …“)? Welche „Formel“ gibt mir einen Rahmen vor, in dem ich mich bewegen soll; einen Rahmen der mir hilft, auf keine essentiellen Projektdokumentationsteile zu vergessen und mich wiederum nicht in Details zu verlieren …
Im Zuge eines aktuellen IT-Projektes wurde ich mit eben diesen Fragestellungen konfrontiert. Während in vergangenen Kleinprojekten unternehmensinterne Dokumentationsvorgaben ausreichend erschienen, wurde nun in diesem Projekt das Verlangen nach einer umfangreicheren zu Papier (bzw. PC ☺) gebrachten Planung und Dokumentation laut.
Aktuell entnehme ich meinen roten Faden dem Standard Projekthandbuch der PMA (Projekt Management Austria). Als e-business-Student interessiere ich mich aber natürlich besonders für elektronischen Projektmanager-Support und bin auf der Suche nach einem Tool (das über MS Project hinausgeht, versteht sich ☺). Hat jemand von euch bereits Erfahrungen mit einem Tool gemacht, das er mir empfehlen kann? Oder vielleicht womöglich mit einem, das keinesfalls weiterzuempfehlen ist?
Vielen Dank für eure Tipps, Erfahrungen und Anregungen!
^MS
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Projektmanagement @roberthabelsberger 