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Goethe, Escher und Feng Shui

So, nun ist es soweit.  Mit müden Augen sehe ich stolz auf meine Website. Sie ist fertig. Vorerst.

Scheinbar gefangen in einem Raum-Zeit-Kontinuum verbrachte ich subjektiv Monate mit der Erstellung meiner Website.  Doch warum? Eine Homepage zu erstellen ist doch eigentlich einfach!  Und mit  Joomla als hilfreiches Tool zum Gestalten geht ja alles einfacher und schneller und vor allem nach kurzer Einschulung für Jedermann zu handhaben. Besonders geeignet sehe ich Joomla  auch für IT Neulinge. Entpuppen sich oft scheinbar einfache Tools eher als Feinde, bei deren Verwendung man sich überlegt, ob man sich nicht besser in aller Ruhe an das Ufer des Ganges setzen sollte um auf das oft zitierte Ereignis des vorbeitreibenden Feindes zu warten, um anschliessend einen Neubeginn wagen zu können, so ist dies aufgrund der guten und anschaulich gestalteten Tutorials bei Joomla eindeutig nicht der Fall.

Doch wo ist die Zeit geblieben?

Die technische Komponente war nicht das Problem. Die Überlegungen wie ich meine Seite aufbaue, welchen Content ich in der virtuellen Welt erstellen möchte, hingegen schon. Eine Ausgewogenheit aus technischer Raffinesse, marketinpolitischen Überlegungen, Authentizität unter einem Deckmantel einer jugendliche Unbeschwertheit sollte es werden. Und nicht zu vergessen: Seriösität! Ja genau. Seriösität und Professionalität. Man will ja vermitteln, dass einem alles leicht von der Hand geht, auch wenn dem nicht so ist. (In meinem Fall war es aber natürlich schon so :-))

Die Entscheidungsfindung welche grafische Oberfläche ich als die ideale erachte stellt mich schon vor die nächste Herausforderung. Farben über Farben. Mein verblasstes Wissen über Goethes Farbenlehre, gepaart mit den aus Magazinen stammenden Informationen  der Farbbedeutung des Feng Shui treibt mich zur Wahl des Templates: Blau. Blau soll es sein. Warum auch immer. Ich mag es so.

Dann die Frage aller Fragen: Soll es auch ein Newsletter sein? Die spontane Antwort: Aber sicher doch! Ein Newsletter muss her. Ohne gehts ja gar nicht. Wie konnte ich nur daran denken auf einen zu verzichten zu können? Ist eine Website eigentlich eine Website ohne Newsletter-Abo? Steht nicht irgendwo in einer verstaubten, bunt gefärbten Dokumentation, dass der Newsletter den Auftritt einer Website abrundet? Ist er nicht das Salz in der virtuellen Suppe?

Also noch einen Newsletter angelegt und nun betrachte ich zufrieden und durch die  anfangs erwähnten müden  Augen mein Werk. Doch im Moment des scheinbaren Sieges erkenne ich, dass ich, wie in einem Bild von M.C. Escher, mich wieder am Anfang befinde …..

^SM

Kritische Erfolgsfaktoren im Projektmanagement

Im Zuge des Projektmanagements fallen im wieder die bösen Worte „kritische Erfolgsfaktoren“. Doch woher kommen diese, was bedeuten Sie und was kann man gegen Sie tun? Diese Fragen werde ich versuchen in diesem Blog Beitrag zu beantworten.

Kritische Erfolgsfaktoren sind Erfahrungswerte. Jedes Projekt hat mit teilweise anderen zu kämpfen. Es gibt einige die so gut wie jedes Projekt betreffen, andere wiederum sind projektbezogen. Man ermittelt kritische Erfolgsfaktoren in dem man Ursachen von Erfolgen und Misserfolgen auswertet. Bei jedem Projekt wird analysiert welche Faktoren sich wie auf den Gesamterfolg auswirken bzw. wie groß die Wichtigkeit war.

Was kann man gegen kritische Erfolgsfaktoren tun? NICHTS! Das ist auch nicht der Zweck der Übung. Wichtig ist es die Faktoren zu kennen, sie zu verstehen und zu kontrollieren. Kritische Erfolgsfaktoren sind keine Bedrohung sondern eher ein Chance. Denn wenn man Sie kennt, kennt man auch den „Gegner“ den man besiegen muss. Daher ist es von größter Wichtigkeit diese Faktoren in jedem Projekt genau zu bestimmten, und vor allem zu dokumentieren. Durch eine Art Wissensdatenbank, in der nach definierten Begriffen Wissen und Erfahrungen abgelegt und hinterher abgerufen werden können, erhöht und verdichtet jedes Unternehmen sein Wissen über die kritischen Erfolgsfaktoren.

Häufige kritische Erfolgsfaktoren:

– Richtige (falsche) Problemlösungsansätze

– Widerstände bei der Umsetzung von Problemlösungen

– Kommunikation der relevanten Informationen

– Zielveränderungen während des Projektes

– Änderungen von Ressourcen (personell, finanziell)

– Methodenkompetenz des Projektleiters

Ein Spruch der den Technikern unter uns bekannt sein dürfte lautet:

So genau wie nötig, nicht so genau wie möglich

Dieser Spruch lässt sich auch auf das Projektmanagement ummünzen, was Aristoteles folgendermaßen formulierte:

Der Gebildete treibt die Genauigkeit nicht weiter, als es der Natur der Sache entspricht.

Handelt man nach diesen Grundsätzen besteht die große Herausforderung darin, zu erkennen wo das“Nötige“ bzw. die „Natur der Sache“ liegt.

Ich unterstütze Sie bei der Bewältigung dieser Herausforderungen. Besuchen Sie meine website und erfahren Sie mehr.

^rk

OpenProject – Alternative zu MS Project

Gestern habe ich über ein Tool namens Teamspace berichtet. Der Anlass dafür war ein aktuelles Unternehmensprojekt im Zuge meines FH-Studiums. Da jedoch nicht alle Projektmanager (und jene, die es noch werden wollen) die Möglichkeit besitzen eine Studentenversion in Anspruch zu nehmen, möchte ich heute über ein weiters OpenSource Tool berichten.

Im beruflichen Alltag verwende ich sehr gerne OpenProject. Als ich dieses Tool zum ersten Mal gestartet habe, musste ich zweimal hingucken, um mich zu vergewissern, dass es sich nicht um MS Project handelt. Menüleiste und Programmoberfäche sind sehr an die kostenpflichtige Version aus dem Hause Microsoft angelehnt und erleichtern somit MS Project Usern den Einstieg in die OpenSource-Welt enorm. Ich fühlte mich in der bekannten Umgebung gleich wohl und empfand die vertraute Benutzerführung als sehr angenehm.

OpenProject konzentiert sich auf das Wesentliche (klar, dass eine OpenSource-Lösung nicht die Zusatzfunktionalitäten einer kostenpflichtigen Version bietet). Wer auf Mulitprojectmanagment und umfangreiche Formatierungsmöglichkeiten verzichten kann, der sollte auf jeden Fall diese kostenfreie Lösung einmal austesten. Denn ich bin der Meinung, dass in vielen Bereichen Software eingesetzt  wird, die viele User mit ihrem Funktionsumfang regelrecht erdrücken.

Warum sich ein Test lohnt?

Kommt man in der Testphase zur Erkenntnis, dass wesentliche Funktionalitäten fehlen, kann man sich immer noch einer kostenpflichtigen Softwarelösung bedienen. Vermisst man hingegen keine Zusatzfunktionen, hat man eine Menge Geld gespart.

Unser Kopf ist rund, damit das Denken die Richtung wechseln kann (Francis Picabia)

(^MW)

Teamspace4students

Im Zuge eines Unternehmensprojektes an der FH waren wir auf der Suche nach einem guten und vor allem kostenlosen Programm zur effektiven und erfolgreichen Zusammenarbeit.

Natürlich sollte dieses Programm online zur Verfügung stehen und obwohl ich beruflich bereits Erfahrung mit diversen Tools hatte, entschieden wir uns für Teamspace4students.

Der wichtigste Entscheidungspunkt vorab: Für Studenten ist dieses Tool kostenlos verfügbar!🙂

Folgende Funktionen bietet Teamspace4students:

  • Kalender
  • Adressverwaltung
  • Outlook Synchronisation
  • Datenmanagement
  • Aufgabenmanagement
  • Zeiterfassung
  • Kommunikation
  • Pinnwand
  • Diskussion
  • Innovationsforum
  • Ideenfindung und Umfragen

Ein großer Vorteil ist die einfache Bedienbarkeit. Wir fanden uns alle sehr schnell zurecht und die Features sind ebenfalls nicht zu verachten.

Besonders die Zeiterfassung und das Aufgabenmanagement sind top! Unsere wöchentlichen Besprechungen wurden auf der Pinnwand festgehalten und konnten somit jederzeit eingesehen werden.

Der automatisch generierte wöchentliche Bericht gibt einen Überblick über erledigte und noch zu erfüllende Aufgaben.

Unter dem Punkt Aufgaben werden alle Aufgaben, Meilensteine inkl. Fortschritt, Priorität, Zeitlimit und dafür verantwortliche Bearbeiter angezeigt.

Kleinere Statistiken sind ebenfalls möglich.

Alles in allem ein gutes Tool, welches man durchaus auch für kleinere Unternehmen (in diesem Fall gegen eine Gebühr) verwenden könnte!

^CP

Projektmanagement an der FH

In diesem Semester ist es nun endlich soweit. Im Rahmen der Projektmanagementvorlesung erlernen wir nun das theoretische Handwerkszeug, welches uns bei gleichnamiger Tätigkeit eine wertvolle Hilfestellung geben soll.

Ehrlich gesagt sind meine Anforderungen an dieses Fach sehr hoch, da ich mich ja bereits mit Vorbelastungen darauf einlasse. Nach der ersten Einheit wurde uns für diese Woche ein ziemlich hoher Workload an insgesamt 4 Übungsaufgaben zugeteilt, der bis Morgen zu erledigen ist. Somit verging in dieser Woche kein Tag an dem nicht eine Skype-Konferenz am Abend stattfand. Dabei wurde unter anderem unser Projektauftrag finalisiert. Ein Projektstrukturplan und eine FMEA Studie mussten ebenfalls durchgeführt werden. Diese Tätigkeiten erfordern in der Regel einiges an Arbeitsaufwand. Da wir dafür jedoch nur eine Woche Zeit hatten und jeder von uns auch noch seiner normalen Arbeit nachgeht, verlagerte sich dieser Teil bis spät in die Nacht. Die Anwendung dieser Tools war allerdings mehr Tätigkeit denn Lerneffekt, da es sich um die grundlegenden Tätigkeiten eines Projektmanagers handelt.

Einem großen Aufwand steht nun wenig Lernerfolg gegenüber. Da es sich um die erste Stunde handelte ist es verständlich, dass bei diesen Grundlagen begonnen wird. Ich hoffe nur, dass uns die Zeit reicht um auch tiefer in die Materie einzudringen…

^to

Von der Kunst zu wissen was man will …

Wieder einmal endet ein nervenaufreibender Arbeitstag in einem wohlverdienten Feierabend. Mein Sofa, die Fernbedienung und ein Riesensandwich sollen meinem Plan, in den nächsten 39 Minuten einfach nichts zu tun, Rechnung tragen. Gerade läuft „Mieten, Kaufen, Wohnen“ – ein, so vermute ich, ideales stressfreies Programm, um ein bisschen zu relaxen …

Irrtum! Gleich die erste Wohnungssuchende findet in der ihr angebotenen Immobilie keinen Raum, an dem es nichts auszusetzen gibt: zu klein, zu groß, „meine Möbel bringe ich hier nicht unter“. Der zweite Kandidat entdeckt während der Besichtigung seine bisher verkannte Abneigung zu Teppich- und Fliesenböden und seine Vorliebe für ein Tageslichtbadezimmer inkl. Badewanne („ohne die geht schon mal gar nichts!!“). Komplett unvorhersehbar, aber doch, stellt er weiters fest, dass eine Mansardenwohnung aufgrund seiner Körpergröße von 2,04m doch eher eine suboptimale Wohnlösung für ihn wäre. Zumindest ein junges Pärchen ist dem ersten Anschein  nach von jedem durch die Maklerin präsentierten Detail überzeugt – leider jedoch immer jeweils nur einer der beiden (schön, wenn man die wesentlichen Dinge wie z.B. Budget vorher gemeinsam besprochen hat).

Ist es denn von den Wohnungswerbern zu viel verlangt, sich die wesentlichen Kriterien im Vorhinein zu überlegen?? Und warum können sich die Makler bzw. Wohnungsanbieter nicht an Vorgaben halten (sofern solche definiert sind)??

Für Gewöhnlich kann ich mir Doku-Serien ansehen, ohne Aggressionen aufzubauen🙂. Der Bezug dieser Sendung zu einem meiner momentanen Projekte – die Auswahl eines geeigneten CMS-Systems – lässt meinen Blutdruck in diesem Fall jedoch rasant ansteigen. Wie soll ich denn von nicht technikaffinen Mitarbeitern erwarten, dass sie wissen, welche Funktionalitäten sie von einem neuen System erwarten, wenn Wohnungssuchende nicht einmal definieren können, dass Balkon, Außenjalousien und Parkettböden absolute Muss-Kriterien für ihre neue Wohnung sind?

Die Briefing-Gespräche zwischen Maklern und Wohnungswerbern erscheinen mir ohne „Dolmetscher“ ähnlich aussichtslos wie jene zwischen Technikern oder Projektmanagern und Mitarbeitern der Verwaltung🙂. Welche Tipps kennt ihr, um einen möglichst vollständigen Kriterienkatalog zu definieren?

^MS

Sind Sie einsam? Dann machen Sie doch eine Besprechung!

Im Büro angekommen, ein Blick auf den Kalender und es wird mir eines wieder bewusst: die meiste Arbeitszeit verbringe ich in Meetings. Ist die Teilnahme an einer Besprechung am Anfang des Berufslebens und aus Sicht vieler quasi einer Erhebung in den Adelsstand, so steigt die Ernüchterung linear mit der Anzahl der erlebten Treffen.

Wobei einerseits die Vorbereitung dieser sehr unterschiedlich ist, andererseits die Dauer schier endlos erscheinen mag. Gefangen in einem Gefüge in dem  manchmal weder Raum noch Zeit existieren, werden Meinungen ausgetauscht, diktiert und zu Papier gebracht um danach an alle Teilnehmer verteilt und von diesen ungelesen archiviert zu weden.  Manche verschicken im Vorfeld eine Agenda, manche geben nur das Thema des Treffens bekannt, andere wiederum planen den Ablauf bis ins kleinste Detail, doch eines haben sie alle gemein: die Produktivität dieser Besprechungen lässt zu wünschen übrig.  Fast ist man gewillt zu behaupten dass Meetings der Pflege des sozialen Kontakte dienen so frei nach dem Motto: “ Sind sie einsam? Dann machen sie doch eine Besprechung!“

Nur wie soll man diesem „Teufelskreis“ entkommen?

Manche Unternehmen legen die Zeit die ein Meeting haben darf mit maximal 30 Minuten fest. Jeder Teilnehmer muss mit einer Aufgabe die bis zu einem festgelegten Termin zu vollbringen ist aus dieser Besprechung gehen. Die Anzahl der Teilnehmer auf 5 Personen beschränken.

Dies sind alles Faktoren, die es sicherlich etwas vereinfacht ein erfolgreiches und produktives Treffen  zu haben, jedoch haben viele meiner Kollegen und ich auch festgestellt, dass die produktivsten und kreativsten Diskussionen beim Mittagessen und auch beim Kaffeeautomaten erfolgen.

Wie man am  besten die gröbsten Fehler vermeidet kann man in Patric Lencioni´s „Tod durch Meeting: Eine Leadership-Fabel zur Verbesserung Ihrer Besprechungskultur“ nachlesen, ein Buch das ich nur jedem empfehlen kann der aus dem Hamsterrad Besprechungen ausbrechen will.

^SM